Viết báo cáo là việc làm thường thấy trong học tập, công việc… nhưng không phải ai cũng biết cách trình bày sao cho phù hợp. Để tạo sự chuyên nghiệp cho bản thân chúng ta hãy tìm hiểu các mẫu báo cáo “chuẩn” nhất hiện nay.
Viết báo cáo công việc là việc làm cần thiết đối với mỗi người, dù muốn hay không chúng ta cũng phải thực hiện việc này liên tục theo ngày hoặc báo cáo theo tháng, theo năm. Vậy bạn đã biết cách viết báo cáo công việc hay chưa? Nếu chưa biết trình bày như thế nào là đúng thì hãy tham khảo cách viết đầy đủ và chi tiết dưới đây.
Xác định mẫu báo cáo công việc
Trước khi bắt đầu hãy tham khảo những mẫu báo cáo mà công ty bạn đang làm để trình bày theo đúng phong cách chung. Nếu không có mẫu báo cáo cụ thể hoặc cần phải đổi mới cách thực hiện thì chúng ta phải hỏi ý kiến của sếp để được định hướng mẫu báo cáo mới, có thể là trình bày chi tiết hoặc nêu tổng quát công việc.
Sau khi được sếp tư vấn bạn sẽ nắm rõ được tình hình và phương thức thực hiện ra sao. Và lúc này chúng ta có thể tiến hành tổng hợp những nội dung mà mình sẽ trình bày. Ngoài ra, mọi người cũng có thể tìm hiểu các mẫu báo cáo công việc từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để đề xuất với sếp cách thực hiện mới giúp cho việc trình bày chi tiết và rõ ràng hơn.
Ngoài ra, chúng ta nên hỏi cách thức gửi báo cáo trực tiếp hay gửi mail và thời gian cụ thể. Đó là để bạn dự tính thời gian thực hiện và hoàn thành đúng hạn tạo cho mình thói quen trách nhiệm và tính chuyên nghiệp trong công việc.
Mẫu báo cáo bao gồm những phần nào?
Tùy vào yêu cầu của mỗi đơn vị mà có cách viết báo cáo công việc theo những mẫu khác nhau. Nhưng chung quy một mẫu báo cáo hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu các nội dung sau:
Phần thông tin: Bao gồm tên công ty, chủ đề báo cáo, họ tên người thực hiện, chức vụ, bộ phận, thời gian thực hiện. Đây là phần mở đầu của bảng báo cáo bạn phải trình bày rõ ràng, chi tiết và đừng để thiếu bất kỳ thông tin nào để sếp dễ dàng xem xét.
Phần nội dung: Thông thường nội dung báo cáo sẽ được trình bày theo hàng và cột. Bao gồm cột số thứ tự công việc, ngày tháng năm thực hiện, nội dung công việc, kết quả đạt được(hoàn thành hay chưa hoàn thành), đánh giá, hướng giải quyết, và những lưu ý… Đây là phần trọng tâm nên bạn hãy trình bày đầy đủ nội dung nhưng tránh dài dòng.
Phần cuối: Thường là những ghi chú, lưu ý các vấn đề, người lập báo cáo.
Chúng ta có thể thêm bớt hàng cột tùy vào nội dung cần trình bày, nhưng phải nêu khách quan, trung thực. Song song với các thành quả đạt được, bạn cần chỉ ra những việc làm chưa đạt, tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục… Nêu lên những kiến nghị cần thiết để làm việc tốt hơn và để sếp biết rõ tình hình, những khó khăn mà bạn đang mắc phải. Tất cả nhằm tạo sự trực quan, phản ánh đúng tình hình chứ không phải theo lối mòn của những bảng báo cáo lúc nào cũng trong trạng thái hoàn thiện.
Hình thức trình bày mẫu báo cáo
Việc lập báo cáo tưởng chừng đơn giản nhưng bạn phải thật cẩn thận, tỉ mỉ thì mới không để sai sót. Đặc biệt, về mặt hình thức do phải lập bảng biểu nên việc căn chỉnh hàng cột nhất định phải lưu ý sao cho đều, không để bị cắt đôi chia thành 2 trang khác nhau, nếu có số liệu hoặc ngày tháng năm thì phải ghi chính xác. Tuy đây là những lỗi nhỏ nhưng nếu mắc phải sẽ gây khó chịu vì sự thiếu chuyên nghiệp.
Quan trọng vẫn là ngôn ngữ trình bày phải rõ ràng, mạch lạc tránh dùng lời lẽ hoa mỹ, phô trương. Vì đây là ngôn ngữ hành chính nên chú trọng câu văn cho dễ hiểu, ngắn gọn và súc tích. Trong đó, nếu bạn minh họa bằng những sơ đồ thì hãy thêm câu chú thích, thể hiện tính logic và khoa học để người xem dễ dàng hiểu được.
Với cách viết báo cáo công việc nêu trên sẽ giúp chúng ta có được thông tin tham khảo cho bảng bảo cáo của mình. Hãy tạo thói quen làm việc chỉn chủ, chuyên nghiệp từ những việc nhỏ nhất này vì điều đó nói lên rằng bạn rất cẩn thận và trách nhiệm.